En este apartado se darán las nociones básicas de manejo del programa, que es similar al común de las aplicaciones Windows.
Lo primero es indicar que para acceder a la ayuda contextual del programa debe pulsar F1 allí donde se encuentre o ir al Menú Ayuda->Ayuda, y si lo que desea es acceder al índice de contenidos, entonces debe ir al Menú Ayuda->Contenidos.
Tras ejecutar la aplicación aparece:
En la parte superior de esta ventana se encuentra la barra de titulo e inmediatamente debajo el menú principal de la aplicación.
Desde el menú principal es donde son accesibles todas las partes del programa. Simplemente hay que seleccionar en él la opción deseada.
No necesita abandonar un apartado del programa si desea acceder a otro, es decir, se puede estar trabajando en presupuestos y tener que consultar las obras, se puede hacer sin necesidad de cerrar la ventana de presupuestos.
La barra de botones, que está debajo del menú principal permite acceder rápidamente a las partes del programa mas habituales, sin necesidad de buscar en el menú.
Si pulsa, por ejemplo, el botón de facturas, aparece el siguiente diálogo:
Este tipo de diálogos está dividido en varias partes con tipos de información diferente, a la que se puede acceder haciendo click con el ratón el las pestañas que aparecen en la parte superior de la ventana; en este caso Cabecera y Líneas.
En los casos de los recuadros normales, se introducen los datos
adecuados sin mas.
En este tipo de recuadros
de datos, usted puede introducir información manualmente,
pero, pulsando el botón a la derecha puede buscar información
relacionada en un dialogo independiente que conocemos como Diálogo
de Búsqueda cuyo funcionamiento se explicará mas
adelante.
En este tipo de recuadros, también puede introducir
información manualmente, pero además puede desplegar
una lista y seleccionar un item de ésta. En algunos casos, si
usted introduce un texto que no existía anteriormente en la
lista, éste se añade a ella, y en posteriores ocasiones
este texto ya aparecerá en la lista desplegable.
Aquí
puede introducir la fecha manualmente, tal y como aparece, puede
también pulsar la barra espaciadora e irán apareciendo
las distintas partes de la fecha, o bien, puede pulsar el botón,
entonces aparecerá un diálogo donde podrá elegir
la fecha deseada. Pulsando sobre el mes y el año podrá
ir más rápidamente a una fecha concreta.
Cuando
algún recuadro de introducción de texto aparece en
verde, quiere decir que no se debe escribir directamente sobre él,
deben realizarse las operaciones necesarias para que este aparezca en
blanco, normalmente insertar un registro nuevo.
Todos los datos que aparecen en el programa están guardados en ficheros de donde son tomados para mostrárselos. Sobre estos ficheros se pueden realizar una serie de operaciones como son, por ejemplo, la inserción, la búsqueda y el borrado de registros. Para realizar estas operaciones, y algunas otras, generalmente en la parte inferior de todos los diálogos aparece una barra de botones como la siguiente:
en la cual podemos distinguir varias partes dependiendo del tipo de operación a realizar.
Estos
botones permiten desplazarse por el fichero. Es resultado es ir al
Primero, al Anterior, al Siguiente o al Último
respectivamente. También existen combinaciones de teclas que
realizan estas mismas operaciones y son Ctrl-P (Primero), Ctrl-A
(Anterior), Ctrl-S (Siguiente), Ctrl-U (Último),
Éstos
permiten Insertar (siempre
antes de crear un nuevo registro en cualquier fichero debe pulsarse
este botón), Eliminar, Guardar (después
de que se hayan hecho cambios en un registro éstos deben
guardarse pulsando éste botón), Cancelar
(para cancelar los cambios
hechos en un registro antes de haberlos guardado) o Releer
(otro usuario, o usted mismo
desde otra ventana del programa, puede haber hecho cambios en el
registro en el que se encuentra mientras éste permanecía
en pantalla, para ver esos cambios pulse este botón)
datos del fichero.
Marcar
Posición, Ir a Posición, Filtrar,
Localizar y Buscar.
Marcar Posición e Ir a Posición: Cuando usted se encuentra en un registro determinado y necesita desplazarse temporalmente a otro para luego regresar al actual, puede usted marcar la posición del registro actual, luego desplazarse a donde desee y cuando necesite regresar al registro marcado pulsa el botón Ir a Posición.
Filtrar: Permite filtrar los registros que aparecerán el en dialogo en el que se ejecute, por los valores de uno o mas campos, es decir, hacer que solo sean accesibles los registros cuyo valor coincida con el introducido en los campos seleccionados. Es útil por ejemplo para seleccionar registros en un fichero por cualquier criterio para su posterior impresión.
Este es el diálogo que aparece cuando se pulsa el botón de filtrado. En su parte izquierda se selecciona el campo del fichero por el que se quiere filtrar, si el campo tiene valores numéricos o fechas, se puede seleccionar un rango, como en el ejemplo que aparece mas arriba donde se está indicando que filtre los albaranes cuyo total este entre 1000 y 2000 Euros. Si ademas de este criterio quiere añadir otro, por ejemplo, los albaranes del cliente número 271 tendría que hacer lo siguiente
entonces si va Ver Sumario aparece
donde se está indicando cuales son los criterios de filtrado seleccionados. En el momento que ya haya introducido completamente sus criterios, pulse el botón OK del diálogo principal de filtrado y solo estará accesibles los registros que cumplan las reglas especificadas. Cuando desee que volver a acceder a todos los registros pulse de nuevo el botón de filtrar y limpie los criterios de filtrado antes introducidos pulsando el botón Nueva Búsqueda y luego OK.
En
el caso de hacer el filtrado por campos alfabéticos, como
puede ser un nombre,en el tipo de búsqueda se le puede
indicar que lo que se introduce coincida exactamente con el valor
del campo (Coincidencia Exacta), que coincida con el
comienzo del valor del campo (Coincidencia Parcial al Comienzo),
o que el valor introducido este contenido en cualquier parte del
campo en el que se busca (Coincidencia Parcial). Además
se le puede indicar también si se quiere que coincidan las
mayúsculas y las minúsculas de lo buscado con el valor
introducido (Sensible a mayúsculas) o es indiferente.
Localizar: El funcionamiento es similar al filtrado solo que aquí solamente se localiza un registro sin restringir el rango de los accesibles.
Se selecciona el campo por el que se desea buscar y se introduce el valor a encontrar con los mismos criterios en cuanto al tipo de búsqueda que los vistos para el filtrado. Aquí no tiene sentido la búsqueda por rangos de valores porque se localiza solamente un registro de cada vez. Cuando se ha localizado la primera aparición de un valor en un campo, si se quiere localizar otra aparición de ese mismo valor, hay que pulsar de nuevo el botón de localizar, pero esta vez en vez de pulsar el botón Primera hay que pulsar el Próxima. Cuando ya no existan más registros que cumplan la condición el programa se lo hará saber.
Buscar: Permite buscar registros solamente por unos campos determinados, pero de forma interativa.
En primer lugar seleccione el campo por el que desea buscar en Buscar Por y luego introduzca lo que desea buscar el Buscar Caracteres. A medida que va introduciendo los caracteres de búsqueda, el registro cuyo campo se aproxime más al buscado será seleccionado. Una vez haya encontrado lo que busca pinche OK y en la ventana desde donde se llamó a este diálogo aparecerán los valores deseados.
Estos
son los botones desde donde se controla la impresión de
informes. El primer botón sirve para lanzar la impresión
del informe que aparece seleccionado en el segundo control. El
segundo control sirve, como ya se ha mencionado, para seleccionar el
informe que se desea imprimir y el tercer botón sirve para
editar y modificar el informe seleccionado. En el segundo control
solo aparece la lista de informes que son aplicables al lugar donde
se encuentre, para añadir más a la lista debe hacer
doble click sobre este control y seleccionar uno de los ficheros de
informes que aparecen. Los informes nunca se lanzan directamente a la
impresora, sino que aparecen en pantalla y desde ahí se pueden
enviar a la impresora o a cualquier dispositivo habilitado como tal
(por ejemplo un fax).
Esta es la forma en que aparecen siempre los informes antes de ir a la impresora. Desde aquí se pueden hacer varias cosas ademas de imprimirlos.
El primer botón permite modificar el tamaño en la que se ve el informe en pantalla, pudiendo incluso ver varias páginas al mismo tiempo. El siguiente botón permite recuperar del disco un informe que previamente ha sido grabado con el próximo botón en la lista. Luego, representado por una impresora, el botón que envía el informe a la impresora. Con unos prismáticos aparece el botón que le permite buscar un texto en el informe. El siguiente botón le informará de cual es la labor de la parte en la que pinche con el puntero del ratón y, el último botón es para cerrar la ventana. Además haciendo doble click sobre la parte en la que aparece el informe podrá modificarlo manualmente.
Hay ocasiones, como en el caso de presupuestos y albaranes, que la misma barra de botones controla distintos ficheros.
Como se puede apreciar solo existe una barra de botones y son tres ficheros que controla. Pues bien, el fichero que se controla en cada momento es aquel en el que esta situado el cursor. Entonces, si usted quiere insertar un registro en la segunda sección, simplemente, si el cursor no se encuentra en esa sección, pulse con el puntero del ratón sobre esa sección y a continuación inserte. Si lo que deseas es eliminar o modificar, pulse sobre el registro deseado y realice la operación.
Si en algún momento desea imprimir una ventana, simplemente selecciónela y pulse Ctrl-I o vaya al Menú Ventanas-Imprimir.
Tanto en la construcción de modelos como en los albaranes y presupuestos se puede hacer uso de fórmulas. Aquí se explicaran unas directrices para su uso.
En primer lugar no use espacios en blanco en las fórmulas.
Variables:
Además de las variables que se pueden utilizar dependiendo del lugar donde se encuentre, las cuales son indicadas en los lugares pertinentes, existe una variable cuyo nombre es PI que es el conocido número periódico ‹.
Operadores: + , - , * , / , ^ , MOD, DIV
Funciones: COS, SIN, SINH, COSH, TAN, COTAN, ARCTAN, ARG, EXP, LN, LOG10, LOG2, LOGN, SQRT, SQR, POWER, INTPOWER, MIN, MAX, ABS, TRUNC, INT, CEIL, FLOOR,
HEAV (heav(x) es =1 para x>0 y =0 para x<=0),
SIGN (sign(x) es 1 para x>1, 0 para x=0, -1 para x<0),
ZERO (zero(x) es 0 para x=0, 1 para x<>0),
PH (ph(x) = x - 2*pi*round(x/2/pi))
RND (rnd(x) = int(x) * Random)
RANDOM (random(X) = Random; el argumento X no se usa)