Menú: Ventas -> Facturas
Aquí es donde se introducen las facturas. Éstas pueden introducirse manualmente o, que es lo mas normal, generase automáticamente a partir de los albaranes.
Importante: Para mantener la trazabilidad de los
documentos se impiden realizar una serie de operaciones en los casos
de que la factura parta de albaranes o este ya entregada, liquidada
o remesada. El programa le avisará en el momento que trate de
hacer algo que no este permitido o que conlleve algún riesgo.
El diálogo de facturas es el siguiente:
Los datos a introducir son:
Número: Es el número de la factura. Es asignado internamente por el programa. No se puede modificar. Existen búsquedas de obras por este campo.
Fecha: Es la fecha de la factura. Se puede modificar solamente si aun no se han introducido líneas en la factura.
Número Manual: En la impresión de las facturas puede aparecer este numero en vez del mencionado antes que era generado automáticamente por el programa. En este caso el número se puede modificar en cualquier momento y puede incluir números, letras y caracteres especiales, por ejemplo: F53/02.
Concepto: Breve descripción de lo que se factura, por ejemplo Obra x. Tiene hasta 80 caracteres que pueden ser letras o números. Se puede modificar en cualquier momento. Existen búsquedas de obras por este campo.
Total Factura: Es la base de la factura antes de aplicar descuentos globales e impuestos. Esta cantidad la rellena automáticamente el programa partiendo de las líneas de la factura.
% Desc.: Es el porcentaje de descuento que se aplica al la totalidad de la factura independientemente del que se halla aplicado por línea de factura.
Neto: Evidentemente es el resultado de la aplicación de % Desc. a Total Factura.
I.V.A.: Es el % que le corresponda aplicar al Neto.
I.V.A. Incluido: Como su propio nombre indica es el total de la factura con el I.V.A. Incluido. No se puede modificar manualmente.
Pendiente: Cantidad de dinero pendiente de pagar de la factura. Esta cantidad se modifica manualmente y se puede utilizar para imprimir informes de facturas con cantidades pendientes de pagar.
Certific. Ant.: Si se esta facturando con certificaciones, aquí aparece el montante de las certificaciones anteriores que se calcula precisamente pulsando el botón que aparece a la derecha de este campo. Antes de calcular las certificaciones anteriores la cabecera de la factura debe haber sido rellenada y es imprescindible que el campo Obra, que aparece en la parte superior derecha del diálogo, tenga el número de obra de la cual se están calculando las certificaciones.
Agrupadas: Hay, en principio, dos formas de reflejar las certificaciones anteriores en la factura, la primera es detallando todos los artículos facturados anteriormente separados por albaranes, y la segunda agrupando los artículos por su código y reflejando solamente el total de cada artículo facturado anteriormente. Para hacerlo de esta segunda forma, es necesario que este visé aparezca marcado, si se desea la primera debe aparecer desmarcado.
Con Certificaciones: Es la cantidad facturada añadiendo a la factura actual el montante de las certificaciones.
Cliente: Código del cliente al que se le va a facturar. Se selecciona el código de la lista de clientes y todos sus datos, que aparecen a continuación se rellenan automáticamente.
Obra: Es el número de obra al que corresponde la factura. Este dato es imprescindible si se desean certificaciones.
Albaranes: Recuadro donde aparecen los albaranes que han sido facturados en la factura actual. Haciendo doble click sobre las líneas se accede al albarán seleccionado.
Forma de Pago: Forma de pago en la que el cliente va a pagar la factura. Se selecciona desde el fichero de formas de pago.
Botón Recibos: Dependiendo de la forma de pago seleccionada, ésta puede ser remesable, es decir, se puede emitir recibos a partir de está factura que posteriormente formarán parte de una o varias remesas. Pulsando este botón, si la forma de pago es remesable, se generan los recibos correspondientes a esta factura. La generación de los recibos es una de las condiciones por la que se bloquea la modificación de datos en las facturas, no obstante, si necesita cambiar la forma de pago, y todavía no se han pasado recibos de la factura a remesa, puede hacerlo desbloqueando la factura y luego haciendo doble click sobre el control Forma de Pago. El programa le da una serie de advertencias, pero si quiere seguir adelante, seleccione la nueva forma de pago y genere nuevamente los recibos.
Entregada: Con este visé se indica si la factura ya ha sido entregada al cliente o no. Para este campo, a efectos de filtrado debe seleccionar el campo Aceptada y los valores True o False dependiendo de si el visé está marcado o no respectivamente.
Recibos Generados: Con este visé se indica si los recibos correspondientes a ésta factura han sido generados ya o no. Para este campo, a efectos de filtrado debe seleccionar el campo Remesada y los valores True o False dependiendo de si el visé está marcado o no respectivamente.
Liquidada: En este recuadro se indica si el albarán ya ha sido pagado, la fecha en la que se ha pagado y una referencia a un documento de pago, como por ejemplo, un cheque, etc.
Botón Candado: Indica si la factura esta bloqueada (candado cerrado) o desbloqueada (candado abierto). Cuando una factura se bloquea, no deja modificar sus datos, y para que esto ocurra deben darse una de las tres condiciones siguientes: La factura ha sido entregada o esta liquidada, o ya se han generado los recibos correspondientes. Pulsando sobre este botón se puede desbloquear una factura para así poder modificarla. A partir de ese momento usted debe tener en cuenta que los documentos que están enlazados con la factura (albaranes y recibos) podrían no reflejar los cambios que usted haga en ésta.
Como se explicará a continuación, las líneas de la factura se pueden generar automáticamente. Si usted quiere hacerlo manualmente, sepa que los únicos datos imprescindibles son la cantidad, el concepto y el precio. El resto son meramente informativos y se rellenan automáticamente cuando se hace la generación automática de líneas. Aquí no se realiza ningún tipo de valoración de artículos, es decir, no se calcula el precio de los artículos.
El sistema recomendado para la creación de facturas es el siguiente:
En primer lugar, sin insertar registro, pulsar el botón Rellenar Datos Factura, aparece una lista de albaranes pendientes de facturar, seleccione uno de ellos, y los datos de la cabecera de la factura serán rellenados automáticamente.
Si desea hacer una facturación a origen, en este momento, antes de rellenar líneas en la factura, y tras comprobar que hay valores validos en el campo Obra, pulse el botón Generar a Origen (botón en el que aparece una calculadora), se rellenaran las líneas de esta factura con todas las de las facturas anteriores pertenecientes a la obra seleccionada y en Certific. Ant. aparecerá el total de lo ya facturado. Si desea calcular las líneas de certificaciones anteriores como acumulados por tipos de artículos, debe marcar el visé Certificaciones Agrupadas.
Independientemente de si la factura es a origen o no, ahora deben insertarse los albaranes a presupuestar. Después de comprobar que la factura tiene asignado un cliente, puede pulsar el botón Rellenar líneas Factura y aparece una lista de albaranes pendientes de facturar del cliente en cuestión (o de la obra si ha marcado el visé Misma Obra). De esta lista se pueden seleccionar varios pulsando la tecla de control y el puntero del ratón con el botón derecho sobre los albaranes que desee, pulse OK y las líneas de la factura serán rellenadas con las líneas de los albaranes seleccionados, y éstos marcados como facturados. El visé Con Medidas indica que las medidas de los artículos que aparecen en el albarán también serán copiadas a la factura.
Los
siguientes botones de selección son las diferentes
posibilidades de generación de facturas. Su forma de
funcionamiento es la siguiente.
Línea principal: Añade solamente las líneas del primer nivel del albarán con su cantidad y su precio.
Líneas Vidrios: Añade el segundo nivel (Superficies) de las líneas del albarán y el texto del tercer nivel (accesorios y procesos) bajo estas.
Vidrios y contenidos: Añade el segundo nivel (Superficies) de las líneas del albarán y el tercer nivel (accesorios y procesos) bajo estas pero como líneas separadas.
Solo Albarán: Añade simplemente el montante de cada albarán añadido.
Experimente con las diversas formas de generación de facturas así como con las de impresión y elija en cada caso la que más le convenga.
En la pestaña de notas de Facturas, al igual que en la homóloga de presupuestos, pueden introducirse notas de cualquier tipo concernientes a la factura correspondiente. La forma de introducción es la misma que la ya explicada en el mismo apartado en los presupuestos.
Hay una variedad completa de tipos de formatos de facturas que ya se entregan con el programa. Algunos son adecuados para imprimir facturas con certificaciones y otros no, quedando claramente indicado en el propio nombre del formato. Le recomiendo que experimente con los distintos formatos y seleccione el que mas se adecue a sus necesidades.
Cuando imprima desde facturas y la factura todavía no figure como liquidada, aparecerá un mensaje donde se le preguntará si desea dar como liquidada la factura en ese momento. Si responde que si, se marcará el visé de liquidada y se bloquearán las modificaciones en la factura.
Lista de facturas que actualmente se encuentran en el filtro de visualización.
Formato de facturas donde aparece unidades, concepto, precio unitario y total.
Aquí aparecen a mayores las medidas de las superficies.
Igual al formato anterior, pero con líneas de contorno para el cuerpo de la factura.
Formato que tiene en cuenta las certificaciones anteriores, imprimiéndolas de forma detallada.
Formato que tiene en cuenta las certificaciones anteriores, pero hace un global por producto.