Menú: Ventas -> Albaranes
Los albaranes se crean de una forma muy similar a los presupuestos, y se pueden crear a partir de éstos automáticamente.
En ésta sección se muestra la forma de hacer albaranes para entregar a los clientes. Se trata de introducir todos los elementos que intervienen en el coste de una obra para poder presentarlos de una manera adecuada a los clientes lo antes posible.
Dependiendo de los tipos de artículos que valla a albaranar, existen, al menos, 2 formas de hacer el albarán, y algunas más de presentarle el albaranes a los clientes. Pero, en primer lugar se verá la parte que es común para todas, la introducción de la cabecera del albarán.
Importante: Para mantener la trazabilidad de los
documentos se impiden realizar una serie de operaciones en los casos
de que el albarán parta de presupuestos o este ya en factura.
Así mismo también se tiene en cuenta si el albarán
ha sido entregado y si está pagado para impedir que haya
inconsistencia entre documentos. El programa le avisará en el
momento que trate de hacer algo que no este permitido o que conlleve
algún riesgo.
Exactamente igual que en presupuestos.
En primer lugar se inserta un nuevo albarán, haciendo la misma operación que para insertar cualquier otro tipo de registro en el programa, es decir, pulsando sobre el botón +.
En el momento de la inserción de un nuevo albarán se puede modificar la fecha de éste, pero no su número, el cual es asignado automáticamente por el programa, exceptuando el caso en que el albarán valla a tener el número 1, en cuyo caso el programa le preguntará por si desea empezar con otro número de albarán.
Obra: Si ha introducido los datos de la obra en el diálogo de obras, selecciónela aquí, y se rellenarán automáticamente todos los datos del cliente y la tarifa asignada a éste según éste seleccionada en su ficha.
Nombre: Nombre corto del albarán, que se podrá utilizar en la localización de albaranes.
Tarifa: Puede seleccionar la tarifa que desea aplicar en este albarán. Según ésta tarifa, cuando esté introduciendo las líneas del albarán, se les irán aplicando los descuentos correspondientes, según sea la familia del artículo en cada caso.
I.V.A.: Es el % que le corresponda aplicar a la base de este albarán.
Total albarán: Es el precio base del albarán. No se debe modificar manualemente, se va modificando a medida que se introducen líneas en el albarán.
I.V.A. Incluido: Como su propio nombre indica es el precio del albarán con el I.V.A. Incluido. No se puede modificar manualmente.
Coste: Es el coste del albarán según el precio de coste y descuento introducido en los artículos.
Beneficio: Es el porcentaje de beneficio obtenido en el albarán.
Datos del Cliente: Si había seleccionado la obra, estos datos son introducidos automáticamente, si no fue así, puede elegir el cliente por su código, o si el cliente no existe en la base de clientes, introducir el resto de los datos manualmente, pudiendo posteriormente crear una ficha al cliente automáticamente desde aquí pulsando el botón que aparece a la derecha de la selección del cliente. En el caso de que haya introducido los datos del cliente manualmente, no debe introducir su código (campo que aparece a la derecha de la etiqueta cliente, ya que aún no se le puede asignar ninguno. Si luego quiere crear una ficha para el cliente, podrá asignarle uno. En caso de que exista una ficha del cliente, a la derecha de la selección del código del cliente, aparece un número en color rojo, que es el numero que la aplicación le a asignado automáticamente al cliente.
Presupuestos: En este recuadro aparece la lista de presupuestos que han sido albaranados en el presente albarán. Si hace doble click sobre cualquiera de ellos, accederá al presupuesto correspondiente.
Entregado: aquí debe indicar si el albarán ya ha sido entregado o no.
Facturado en Factura: aquí aparece la fecha y el número de factura en la que ha sido facturado este albarán. Estos datos se rellenan automáticamente desde el proceso de facturación. Si hace doble click en el recuadro podrá acceder automáticamente a la factura correspondiente.
Pagado: En este recuadro se indica si el albarán ya ha sido pagado, la fecha en la que se ha pagado y una referencia a un documento de pago, como por ejemplo, un cheque, etc.
Botón Duplicar: Pulsando este botón se duplica el albarán que actualmente está seleccionado.
Botón Recalcular: Actualiza los precios del albarán que no hayan sido introducidos manualmente. Es útil cuando, por ejemplo, ha pasado el tiempo suficiente desde que se ha hecho el albarán como para que hayan variado precios de algunos artículos y no se pueda mantener la vigencia de los anteriores en el albarán.
Botón Lista de Artículos para Salidas: Una vez las líneas del albarán estén introducidas, pulsando este botón se abre un diálogo donde se puede generar la lista de artículos que han sido necesarios para entregar el albarán y poder generar las salidas de artículos automáticamente. Se explica con más detalle en la sección correspondiente.
Si previamente se han creado presupuestos de la obra que se desea albaranar, el albarán podrá ser creado automáticamente partiendo de éstos. El procedimiento es el siguiente:
Pulse el botón Rellenar Cabecera Albarán y seleccione de la lista que aparece alguno de los presupuestos de los que desea crear el albarán. Será entonces creado un nuevo albarán con los datos de cabecera correspondientes con el presupuesto seleccionado.
Para añadir las líneas de presupuestos al albarán, pulse el botón Líneas desde presupuesto y seleccione lo que desee en el dialogo que aparece a continuación. Si desea poder seleccionar exclusivamente líneas de presupuestos pertenecientes a la misma obra que el seleccionado en el punto anterior, marque el visé Misma Obra y a continuación pulse el botón Líneas desde presupuesto.
Aparecen en esta ventana los posibles presupuestos a seleccionar, según los datos introducidos en la cabecera del albarán. Si desea albaranar todo, puede pulsar el botón Seleccionar todo y después pulsar Pasar a Albarán. Si desea seleccionar individualmente los presupuestos, sitúese encima del campo Sel. Del presupuesto que desee y seleccione de la lista Todo o pulse directamente la letra T. y el presupuesto aparecerá remarcado en verde. Si desea deseleccionar un presupuesto, sitúese sobre el mismo campo y seleccione Ninguno o pulse N. También puede desear no albaranar presupuestos completos, en cuyo caso debe pulsar sobre el símbolo + que aparece en el campo Líneas de presupuesto que desee albaranar parcialmente. Aparecerá algo similar a lo siguiente:
Donde se detallan las líneas del presupuesto seleccionado pudiendo ser seleccionadas individualmente marcando el visé que aparece en las líneas en el campo Sel.
Además de poder seleccionar las líneas del presupuesto individualmente para albaranar, también es posible que albaranar completamente la cantidad presupuestada, en cuyo caso debe indicar en el campo Cant. de la línea en cuestión el número de unidades deseado que debiera ser menor que lo pendiente, indicado en el campo Pend. Las líneas y las cantidades no seleccionadas quedarán pendientes de entrega para posteriores albaranes.
El aspecto final de la ventana podría ser algo como lo siguiente, donde se indica que el primer presupuesto (en amarillo) no se desea albaranar completamente, y el segundo, en verde, si se desea albaranar completamente.
Una vez terminado el proceso de selección de los presupuestos, debe pulsar el botón Pasar a Albarán y las líneas correspondiente serán introducidas.
La introducción manual de líneas en el albarán es exactamente igual a su homóloga en el presupuesto, por lo que le remito a dicha sección.
En la pestaña de notas del Albarrán, al igual que en la homologa de presupuestos, pueden introducirse notas de cualquier tipo concernientes al albarán correspondiente. La forma de introducción es la misma que la ya explicada en el mismo apartado en los presupuestos.
Los formatos de impresión de albaranes también son muy similares a los de presupuestos, con la salvedad de que el peso total de los artículos que componen el albarán puede aparecer en éste.
Lista de albaranes en filtro incluyendo los beneficios obtenidos en cada uno.
Informe detallado de los precios, costes y beneficios obtenidos en cada partida incluida en el albarán seleccionado.
Impresión de Albarrán para el cliente con los datos detallados del nivel dos y tres del albarán, sin tener en cuenta el primer nivel. Pensado para entrega artículos que no estén integrados dentro de modelos.
Exactamente igual que el anterior, pero sin incluir ningún importe.
Se detallan todos los niveles del albarán con sus precios.
Solamente aparece el primer nivel del albarán. Se omiten el segundo y el tercero. Pensado para el albaranado de modelos.
Si usted desea etiquetar los productos que entrega, tiene la opción de imprimir etiquetas para éstos seleccionando el formato de impresión adecuado, en este caso, al_etiquetas.frf. Se le pedirá el número de etiquetas que desea saltarse para que pueda aprovechar las etiquetas al máximo.
Las
etiquetas aparecerán como sigue (siendo el formato
modificable):
Al pulsar el botón Lista de Artículos para Salidas aparece un dialogo donde se puede generar la lista de superficies y accesorios que han sido necesarios para construir los elementos que se entregan en el albarán y así poder darle salida automática del almacén.
La ventana que aparece en la siguiente:
Para generar la lista de artículos debe pulsar el botón Crear Lista de Artículos, entonces aparecerá algo como lo siguiente:
que es la lista de superficies que salen en el albarán con su forma, tamaño y cantidad correspondiente. Y en la pestaña de Accesorios aparecería algo como lo siguiente:
donde se indican los accesorios que salen con el albarán, en este caso 14,3 metros de barrotillo castellano en acabado BL.
Lo visto anteriormente es la lista de artículos del albarán, pero todavía no se ha generado su baja del almacén. Esta baja debe realizarse de las superficies y los accesorios separadamente. En la pestaña de Superficies dan de baja las superficies correspondientes del almacén (las que son iguales en forma y tamaño a las que aquí aparecen) pulsando su botón Dar Salida, y para la de accesorios se hace lo propio pero habiendo seleccionado previamente la pestaña de accesorios.
Después de generar la salida de los artículos las líneas pueden aparecer de varios colores, significan lo siguiente:
Blanco: no se ha realizado ningún movimiento en almacén.
Amarillo: se ha realizado el proceso satisfactoriamente.
Rojo: el proceso se ha realizado pero ha habido algún problema. Normalmente que no había existencias suficientes.